Bedrijven zijn georganiseerd in diverse afdelingen. Die doen allemaal om beurten hun ding om producten te maken en leveren of om diensten te verlenen. Elke afdeling is bij de activiteiten betrokken, variërend van de marketing, planning en facturatie, tot aan het magazijnbeheer. Kleine bedrijven die langzaam groeien maken meestal gebruik van verschillende softwaresystemen voor elke afdeling. Als klein bedrijf is het nog wel mogelijk om op deze manier te werken. Maar op een gegeven moment wordt het bedrijf zo groot en complex, dat een andere oplossing nodig is: een ERP systeem.
Wat doet een ERP systeem?
Het nadeel van allemaal verschillende systemen op elke afdeling van een bedrijf is, dat die systemen niet met elkaar kunnen communiceren. Dat is lastig, want de meeste afdelingen hebben de gegevens van andere afdelingen wel nodig om hun werk te kunnen doen. Er ontstaat dus een situatie waarbij de afdelingen hun werkzaamheden niet vlot kunnen laten verlopen. ERP software voor bedrijven lost dat probleem op. Ook dan heeft elke afdeling eigen software, zogenoemde modules, maar die maakt deel uit van een centraal systeem. Daardoor kan er dan wel gebruik worden gemaakt van elkaars data.
Voordelen van een ERP systeem
Alle modules in een ERP systemen maken gebruik van dezelfde architectuur en kunnen dus gebruik maken van elkaars data. Daardoor kunnen er in een ERP systeem procedures worden opgesteld die door meerdere afdelingen heen lopen. Het gevolg is dat planningen beter op elkaar worden afgestemd. Er is minder tijd nodig voor overleg en er kunnen meerdere projecten tegelijk worden afgehandeld. ERP systemen zorgen er ook voor dat bedrijven veel meer inzicht krijgen in hun projecten en in de actuele financiële situatie.
Nadelen van een ERP systeem
Een ERP systeem zorgt ervoor dat bedrijven meer grip krijgen op hun eigen bedrijfsprocessen. Daarvoor moet letterlijk en figuurlijk wel een prijs worden betaald, want ERP systemen zijn niet goedkoop. Het kan bovendien lang duren voordat de systemen in de organisatie zijn geïmplementeerd. Iedereen in het bedrijf krijgt er immers mee te maken en zal zich moeten conformeren. Als er veel werknemers zijn die dat niet willen kan het implementatieproces veel vertraging oplopen.
